Jak Patricia Gonzales zminimalizowała błędy i zwiększyła zyski w ponad 100 apartamentach

O firmie
Alterhome to firma technologiczna działająca w branży zakwaterowania. Oferuje lokale na najem krótko- i średnioterminowy. Działa w trzech hiszpańskich miastach: Madrycie, Sewilli i Arcos

Richie Khandelwal [PriceLabs]: Bardzo dziękuję, że poświęciłaś dziś czas na tę rozmowę. Na początek, czy mogłabyś opowiedzieć nam trochę o Alterhome?

Patricia González [Alterhome]: Bardzo dziękuję za zaproszenie. Z przyjemnością opowiem o naszej historii. Alterhome założyliśmy około trzech lat temu. Dziś zarządzamy około 180 nieruchomościami na wynajem krótkoterminowy. Znajdują się one w trzech hiszpańskich miastach: Madrycie, Sewilli i Arcos. Nasze nieruchomości to głównie apartamenty, mamy też kilka willi. Wynajmujemy je głównie na doby, przede wszystkim w celach turystycznych. Obsługujemy jednak też pobyty firmowe. Zaczynaliśmy od zera (0) nieruchomości. Od tamtej pory rozwijamy się w stałym tempie.

Richie: To fantastyczny wzrost! Czy możesz opowiedzieć nam trochę o historii firmy? Co sprawiło, że trafiłaś do świata najmu wakacyjnego?

Patricia: Cóż, byłam w tej branży już wcześniej. Zajmuję się tym od około ośmiu lat. Pracowałam w służbach bezpieczeństwa wewnętrznego Zjednoczonych Emiratów Arabskich. Ale w pewnym momencie złapał mnie bakcyl przedsiębiorczości. Razem z przyjacielem i moim bratem stworzyliśmy platformę Alterkeys. Byliśmy europejskim Airbnb. Airbnb nie był wtedy jeszcze zbyt popularny. Szybko zgromadziliśmy na naszej platformie ponad 100 tys. nieruchomości, a potem sprzedaliśmy firmę sieci hotelowej Room Mate hotel. Chcieli wejść na rynek apartamentów. Połączyliśmy więc siły i zaczęliśmy razem budować firmę. Dziś nazywa się ona BeMate. Po kilku latach pracy nad BeMate zauważyliśmy pewną prawidłowość. Właściciele nieruchomości coraz częściej szukali profesjonalnych zarządców. A ponieważ w głębi duszy jesteśmy przedsiębiorcami – tak narodził się Alterhome.

Richie: Wow, to naprawdę niesamowita historia! Nie wiedziałem o Alterkeys, świetnie posłuchać tej opowieści. Wracając do Alterhome, jak liczny jest teraz wasz zespół?

Patricia: Jest nas teraz około 50 osób. W zespole mamy personel sprzątający, dział techniczny i operacyjny, a także sprzedaż i projektowanie wnętrz. Kiedy przejmujemy nieruchomość, nie jest to rozwiązanie typu 'plug and play'. Jesteśmy bardzo dumni z naszego zespołu projektowego. Gdy podpisujemy umowę, nasi projektanci przygotowują i unowocześniają nieruchomość, co pomaga nam zmaksymalizować zyski.

Richie: Fascynujące! Przechodząc do PriceLabs – współpracujecie z nami już od około dwóch lat. Co sprawiło, że zdecydowaliście się na PriceLabs?

Patricia: Kiedy zaczynaliśmy z pierwszymi kilkoma nieruchomościami, zarządzanie cenami było proste. Myśleliśmy: wydarzenia to wydarzenia. Poświęcimy czas, żeby je znaleźć, a potem powielimy tę pracę dla dziesięciu nieruchomości. Nie wydawało się to dużym wysiłkiem. Ale w miarę jak rośliśmy, popełnialiśmy błędy wynikające z ręcznej pracy. Za każdym razem, gdy coś robi się ręcznie, pojawia się ryzyko pomyłki.

….

Za każdym razem, gdy coś robi się ręcznie, pojawia się ryzyko pomyłki. Na przykład nie zauważyliśmy niezarezerwowanej nocy przy pobycie minimalnym wynoszącym 2 noce.

Patricia Gonzales, współzałożycielka i CEO Alterhome

Na przykład nie zauważyliśmy niezarezerwowanej nocy przy pobycie minimalnym wynoszącym 2 noce, a te noce oczywiście pozostały niesprzedane. To samo w sobie to około 200 dolarów, czyli mniej więcej tyle, ile wynosi stawka za dobę.

Albo na przykład zniżki na ostatnią chwilę. Musieliśmy je ustalać codziennie. To stało się sporym obciążeniem. Na początku, przy dziesięciu nieruchomościach, było to do ogarnięcia. Wraz ze wzrostem liczby nieruchomości rosła też ilość pracy. Mnóstwo czasu poświęcaliśmy na aktualizację stawek w procesie podatnym na błędy.

Stworzyliśmy plik Excel z makrami i innymi usprawnieniami. To był krok naprzód. Dzięki temu nie musieliśmy myśleć o niektórych sprawach. Nadal jednak spędzaliśmy zbyt dużo czasu na rzeczach, które nie były naszą podstawową działalnością.

Zaczęliśmy się zastanawiać, czy jest inny sposób. Rozważaliśmy nawet zbudowanie własnego rozwiązania, ale to nie było nasze główne zajęcie. Więc zaczęliśmy szukać na zewnątrz.

Wcześniej pracowałam z hotelami, więc wiedziałam, że hotele mają oprogramowanie do zarządzania przychodami. Mieliśmy jednak trudności ze znalezieniem czegoś dla naszych apartamentów.

Testowaliśmy oprogramowanie do zarządzania przychodami dla hoteli, ale nie było ono dla nas. A potem usłyszałam o waszym produkcie. Dowiedziałam się, że to oprogramowanie stworzone specjalnie do zarządzania przychodami dla apartamentów. Doskonale pamiętam ten moment. Pomyślałam sobie: uff, dobra, muszę to sprawdzić! Pamiętam to jak dziś.

Patricia Gonzales, współzałożycielka i CEO Alterhome

Po zakończeniu okresu próbnego zrozumieliśmy, że to idealne rozwiązanie dla nas, i korzystamy z niego do dziś.

Richie: Cieszę się, że się odnaleźliśmy. Po dwóch latach korzystania z PriceLabs – co lubisz w nim najbardziej?

Patricia: Cóż, moim ulubionym elementem są reguły personalizacji. Można je ustawić raz i o nich zapomnieć. Dla startupu takiego jak nasz automatyzacja jest kluczowa. Uwielbiam to! Kiedy zobaczyłam regułę dotyczącą niezarezerwowanych nocy, pomyślałam: mój Boże, gdzie to było przez całe moje życie.

Richie: Jestem pewien, że wiele się zmieniło, odkąd zaczęłaś korzystać z PriceLabs. Kto teraz zajmuje się PriceLabs w waszym zespole?

Patricia: Sama korzystam z PriceLabs, ale mamy też zespół zarządzania przychodami. Teraz liczy on pięć osób. Sprawdzają, czy sezonowość się zgadza, czy niektóre nieruchomości nie są rezerwowane, albo czy coś innego wymaga zmiany.

Richie: To ciekawa uwaga. Czasami słyszymy od potencjalnych klientów, że oprogramowanie do zarządzania przychodami nie jest im potrzebne, bo mają revenue managerów. Co sądzisz na ten temat?

Patricia: Powiedziałabym, że niewiele jest rzeczy, których nie dalibyśmy rady zrobić bez PriceLabs. Znaleźlibyśmy jakieś rozwiązanie, ale oznaczałoby to pracę ręczną, a to byłoby koszmarem. Straciłabym wiele – nie tylko czas i pieniądze, ale być może i zdrowy rozsądek.

Richie: Haha! Cóż, mam nadzieję, że to przekona część czytelników. Jakie korzyści udało się wam osiągnąć i jakich rad udzieliłabyś innym menedżerom?

Patricia: Cóż, jak już mówiłam.

Minimalizowanie błędów jest dla mnie kluczowe. Ale równie ważna jest oszczędność czasu i pieniędzy, jaką daje automatyzacja. Dla nas oznaczała ona ogromną oszczędność czasu, a czas to pieniądz. Jeśli planujesz rozwój, musisz myśleć o skalowalności, a ręczne procesy w tym nie pomagają.

Richie: To wspaniałe! Jednak nauka obsługi oprogramowania wymaga czasu. Jak wyglądały twoje doświadczenia z naszym zespołem wsparcia w PriceLabs?

Patricia: Jestem zachwycona. Za każdym razem, gdy kontaktujemy się z działem wsparcia, wasz zespół jest bardzo pomocny i naprawdę szybko rozwiązuje problem. Kiedy się zgłaszamy, nie zawsze wiemy, czy problem leży po waszej stronie, w połączeniu z PMS, czy gdzieś indziej. Widzimy jednak, że robicie wszystko, co możliwe, i to sprawia, że naprawdę czujemy się docenieni.

Richie: Bardzo dziękuję za te miłe słowa. Czy masz jakieś wskazówki, co moglibyśmy zrobić, żeby wam jeszcze bardziej pomóc?

Patricia: Cóż, bardzo chciałabym mieć lepsze narzędzia analityczne, bo to coś, co musimy ogarniać sami. Testujemy nowe oprogramowanie i różne inne rozwiązania. Menedżerowie muszą rozumieć rzeczywiste dane stojące za wszystkim, żeby podejmować właściwe decyzje. To jest coś, czego zdecydowanie potrzebujemy.

Richie: To coś, o czym słyszeliśmy też od innych menedżerów, i rozumiemy tę potrzebę. Niedawno uruchomiliśmy Market Dashboards, co było krokiem w stronę łatwiejszego dostępu do danych rynkowych. Pracujemy też nad częścią analityczną, która, jak sądzę, będzie naprawdę ekscytująca. Na razie trzymamy to w tajemnicy, ale wkrótce się o tym dowiecie. Czy jest coś jeszcze, co chciałabyś zobaczyć z naszej strony?

Patricia: Zaczynamy zarządzać budynkami. Budynki są trochę jak hotele. Jest w nich, powiedzmy, 20 apartamentów. Zazwyczaj są one podzielone na trzy kategorie, czyli po sześć apartamentów każdego typu. Chciałabym móc traktować każdą taką grupę jako jedną całość. Dla mnie byłoby to bardzo wygodne. Mam kilka apartamentów w tym samym budynku, o tych samych cechach i tak dalej. Muszę jednak pracować z każdym z osobna, choć chciałabym móc obsługiwać je razem.

Richie: To dobra uwaga! Jak wcześniej zauważyłaś, praca w najmie wakacyjnym trochę różni się od pracy w hotelach, i odwrotnie też. Mamy już narzędzia w tym obszarze i cały czas je udoskonalamy. Nasz zespół chętnie oprowadzi cię po nich.

Richie: Wracając do Alterhome, wiem, że sporo się teraz dzieje. Nie wiem, czy chcesz to już zdradzić, ale czy możesz opowiedzieć, co dalej?

Patricia: Przed pandemią COVID-19 mieliśmy podpisać umowy na dwa nowe budynki. Nadal są dla nas zarezerwowane, czekając, aż sytuacja trochę się unormuje. Mamy nadzieję, że w końcu je zdobędziemy. Rozszerzamy działalność też na nowe miasta, bo nasz model się sprawdza. Inwestorzy i fundusze VC są zainteresowani naszym modelem i naszą firmą. Dlatego będziemy otwierać się w nowych miastach tak szybko, jak pozwolą na to okoliczności.

Richie: A czy planujecie działać w całej Hiszpanii, czy może poza jej granicami?

Patricia: Wkrótce otworzymy się w nowych miastach i krajach, zarówno w Hiszpanii, jak i poza nią.

Richie: Wow, to byłoby fantastyczne! Życzymy wam powodzenia w tej podróży. Dziękuję za czas poświęcony na rozmowę i cierpliwe odpowiadanie na te nieco powtarzalne pytania.

Patricia: Cała przyjemność po mojej stronie. Jak już wcześniej mówiłam, uwielbiamy współpracę z zespołem PriceLabs.