Co się dzieje, gdy osoba, która wszystko wie, wyjeżdża na urlop?

„Automatyzacja nie powinna zastępować wiedzy rynkowej – powinna jedynie ułatwiać jej wykorzystanie.”

Wzrost jest ekscytujący. Oznacza więcej gości, więcej rezerwacji, więcej możliwości i wyższe przychody. Jednak dla wielu menedżerów nieruchomości wzrost oznacza też inny rodzaj wyzwania. Każdy nowy apartament to kolejny kalendarz do zarządzania i kolejny zestaw cen do sprawdzenia. To także kolejna szansa, by coś umknęło uwadze.

Dla easy-flat, rosnącej austriackiej firmy zarządzającej nieruchomościami, to wyzwanie pojawiło się naturalnie, gdy jej portfolio rozszerzało się na Wiedeń i Villach. To, co zaczęło się jako biznes zakorzeniony w branży nieruchomości, z czasem przekształciło się w wyspecjalizowanego operatora umeblowanych apartamentów typu serviced. Firma przyjmuje gości biznesowych, pracowników realizujących projekty oraz rodziny szukające elastyczności i komfortu, których często nie oferują tradycyjne hotele.

Wraz z rozwojem portfolio rosła też złożoność działań operacyjnych. Zespół chciał poświęcać więcej czasu na poprawę doświadczeń gości i rozwój biznesu, a nie na aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych czy ręczne sprawdzanie cen za noc. Znalezienie technologii, która realnie uprości operacje, a jednocześnie pozwoli zachować pełną kontrolę nad strategią, stało się kolejnym krokiem w rozwoju easy-flat.

Poszukiwania ostatecznie doprowadziły do połączenia dwóch uzupełniających się platform. my-bookings stało się centrum operacyjnym zarządzającym rezerwacjami, komunikacją z gośćmi i codziennymi zadaniami, podczas gdy PriceLabs wprowadził inteligentniejsze, oparte na danych podejście do ustalania cen.

Razem zmieniły nie tylko sposób pracy zespołu, ale też sposób, w jaki firma przygotowuje się na przyszły wzrost.

Apartamenty typu serviced easy-flat znajdują się w samym sercu Villach, zapewniając gościom łatwy dostęp do restauracji, sklepów i zabytkowego centrum miasta.

Od branży nieruchomości do hotelarstwa

W przeciwieństwie do wielu firm zarządzających nieruchomościami, easy-flat nie zaczynało w branży hotelarskiej.

Firma powstała w sektorze nieruchomości, gdzie zespół dostrzegł rosnący popyt na umeblowane apartamenty, oferujące gościom znacznie większą elastyczność niż tradycyjny hotel. Podróżujący służbowo potrzebowali komfortowego miejsca na czas długich projektów. Rodziny chciały mieć więcej przestrzeni podczas zwiedzania Austrii. Goście wypoczynkowi coraz częściej szukali zakwaterowania, które przypominało dom, a jednocześnie zachowywało profesjonalizm hotelu.

Obecnie easy-flat zarządza apartamentami typu serviced w Wiedniu i Villach, przyjmując przez cały rok gości o bardzo różnych potrzebach. Choć każdy gość przyjeżdża z innego powodu, wszyscy oczekują tego samego: bezproblemowej rezerwacji, trafnych cen i płynnego pobytu od przyjazdu po wyjazd.

Zapewnienie takich doświadczeń stawało się coraz trudniejsze wraz z rozwojem portfolio.

Systemy, które wspierały działalność firmy w pierwszych latach, przestały nadążać za jej rozwojem.

„Zanim zaczęliśmy korzystać z PriceLabs i my-bookings, wiele decyzji cenowych podejmowaliśmy na podstawie list w Excelu. Wymagało to sporo pracy ręcznej, a także sprawiało, że byliśmy bardzo zależni od dobrze przeszkolonego zastępstwa na czas urlopu osoby odpowiedzialnej za te decyzje.”

Podobnie jak wielu rozwijających się operatorów, easy-flat osiągnęło punkt, w którym sam sukces stał się nowym problemem. Każdy kolejny apartament oznaczał więcej decyzji cenowych, więcej komunikacji z gośćmi i więcej zadań operacyjnych. Dalsze ręczne zarządzanie tymi procesami było nie tylko nieefektywne, ale też sprawiało, że firma coraz bardziej zależała od poszczególnych członków zespołu, a nie od skalowalnych systemów.

Nowoczesny apartament typu serviced easy-flat w Villach, zaprojektowany tak, by zapewnić podróżującym służbowo i wypoczynkowo komfort i elastyczność domu.

Jak my-bookings uprościło operacje

Pierwszym krokiem było scentralizowanie codziennych operacji.

Zamiast żonglować wieloma systemami do rezerwacji, komunikacji z gośćmi, fakturowania, formularzy meldunkowych, dostępności i informacji o dostępie, easy-flat wdrożyło my-bookings jako centralną platformę do zarządzania ścieżką gościa.

Zamiast przełączać się między różnymi aplikacjami w ciągu dnia, zespół mógł nadzorować wszystko z jednego miejsca. Rezerwacje przebiegały sprawniej, informacje o gościach stały się łatwiej dostępne, a procesy operacyjne były znacznie bardziej spójne we wszystkich apartamentach.

W miarę dalszego rozwoju firmy ta centralizacja okazała się równie cenna, co oszczędność czasu.

„my-bookings pomaga nam zarządzać rezerwacjami, dostępnością, informacjami o gościach i procesami operacyjnymi w jednym, centralnym miejscu. Najbardziej pomocne jest dla nas to, że wiele obszarów operacyjnych łączy się w jednym systemie.”

Dla easy-flat, my-bookings nie tylko zwiększyło efektywność. Dało też zespołowi pewność, że standardy operacyjne pozostaną spójne niezależnie od tego, jak bardzo rozrośnie się portfolio.

Jak PriceLabs zmienił zarządzanie przychodami

Podczas gdy my-bookings usprawniało operacje, ustalanie cen stanowiło zupełnie inne wyzwanie.

Popyt zmienia się nieustannie. Lokalne wydarzenie, ferie szkolne, konferencja czy trend sezonowy mogą znacząco wpłynąć na to, ile goście są skłonni zapłacić. Wystarczająco szybkie reagowanie przy ręcznym zarządzaniu wieloma apartamentami stało się niemal niemożliwe.

PriceLabs wprowadził znacznie bardziej inteligentne podejście.

Zamiast opierać się na arkuszach kalkulacyjnych i ręcznych porównaniach, platforma na bieżąco analizuje popyt rynkowy, obłożenie, sezonowość, tempo rezerwacji i zasady cenowe, zanim zarekomenduje lub automatycznie zaktualizuje ceny za noc.

Efekt to nie tylko automatyzacja.

To lepsze podejmowanie decyzji.

„PriceLabs zapewnia dobrą równowagę między automatyzacją a ręczną kontrolą. Możemy ustalić własne zasady i strategię, ale w razie potrzeby nadal możemy interweniować.”

Zamiast zastępować wiedzę i doświadczenie zespołu, PriceLabs je wzmacnia. Automatyzacja przejmuje powtarzalne obliczenia, podczas gdy easy-flat zachowuje pełną kontrolę nad swoją strategią cenową. Ta równowaga pozwala firmie znacznie szybciej reagować na zmiany rynkowe, przy zachowaniu pełnego zaufania do podejmowanych decyzji.

Kluczowe korzyści

Od momentu wdrożenia my-bookings i PriceLabs easy-flat:

• zwiększyło wyniki biznesowe o ponad 8%
• znacząco ograniczyło ręczną administrację cenami
• zautomatyzowało aktualizacje cen we wszystkich połączonych kanałach rezerwacyjnych
• scentralizowało rezerwacje, komunikację z gośćmi i procesy operacyjne
• zmniejszyło zależność od ręcznych arkuszy kalkulacyjnych i wiedzy pojedynczych osób
• zbudowało silniejsze podstawy operacyjne pod przyszły rozwój.

Wiele apartamentów easy-flat łączy nowoczesny komfort z architektonicznym charakterem zabytkowych centrów austriackich miast.

Budowanie fundamentów na przyszłość

Technologia pozwoliła easy-flat działać efektywniej, ale Lukas podkreśla, że oprogramowanie to tylko część układanki.

„Automatyzacja nie powinna zastępować wiedzy rynkowej. Powinna jedynie ułatwiać jej wykorzystanie.”

Ta filozofia nadal kieruje każdą decyzją podejmowaną przez firmę.

Łącząc my-bookings do zarządzania operacyjnego z PriceLabs do ustalania cen dynamicznych, easy-flat stworzyło ekosystem technologiczny, który wspiera rozwój bez utraty kontroli. Rutynowe zadania administracyjne zastąpiono automatyzacją, dzięki czemu zespół może poświęcać więcej czasu na to, co najważniejsze: poprawę doświadczeń gości, wsparcie właścicieli nieruchomości i dalszy, pewny rozwój biznesu.

Dla menedżerów nieruchomości, którzy chcą się rozwijać bez zwiększania złożoności, easy-flat pokazuje, że odpowiednia technologia nie zastępuje doświadczenia. Daje doświadczonym operatorom swobodę wykorzystania tej wiedzy tam, gdzie tworzy ona największą wartość.